No ambiente corporativo, toda grande iniciativa deve ser muito bem organizada. Saber administrar esse processo, desde o início até a entrega final, é o que chamamos de gestão de projetos. 

Contando com metodologias eficientes e adequadas para isso, qualquer ação tem mais chances de ter sucesso. 

Por isso, a gestão de projetos é essencial em qualquer empreendimento, proporcionando praticidade e eficiência para o dia a dia. Se você quer melhorar esse aspecto no seu negócio, continue lendo para saber mais sobre o tema! 

O que é a gestão de projetos?

Ao iniciar uma nova ação, surgem perguntas, como: qual será o custo? Quanto tempo vai demorar? Quais recursos serão necessários? E, a boa gestão de projetos  responde essas dúvidas. 

Ela define como será a execução do trabalho, orientando as atividades de todos os envolvidos. 

Segundo a Harvard Business School, ela tem três focos principais: 

• Organização e definição

Decisão de quem serão os responsáveis, descrição das funções, formação do time, estabelecimento de prazos, levantamento de recursos e elaboração da metodologia. 

• Planejamento

Criação de um cronograma de entregas e estruturação das etapas.

• Gerenciamento

Executa as tarefas e corrige erros no caminho, monitorando os resultados. 

Qual é a importância da gestão de projetos?

Quando bem feita, a gestão de projetos faz toda a diferença, tanto no dia a dia quanto nos resultados macro. Veja os seus principais benefícios: 

• Reduz custos;
• Aumenta as chances de sucesso;
• Traz efeitos melhores;
• Otimiza o uso dos recursos;
• Promove o engajamento da equipe;
• Possibilita o cumprimento de prazos;
• Prioriza os projetos estratégicos para o negócio.

Método Kanban: conheça uma forma ágil de gerenciar projetos

Existem inúmeras metodologias de gestão de projetos, e escolher a que mais faz sentido para o seu negócio é fundamental. Uma das mais usadas hoje em dia é o método Kanban, conhecido por ser ágil, prático e eficiente. 

Ele tem o objetivo tornar a rotina mais produtiva e evitar a procrastinação, dividindo o projeto em etapas mais enxutas. Os seus diferenciais são:

• É um sistema visual, consistindo em um quadro com colunas que permite segmentar as tarefas de acordo com o seu estado. Assim, todo o fluxo de trabalho está sempre visível de forma simples de entender. 

• A organização em cartões, detalhando as tarefas específicas que fazem parte de todo o processo. 

• A limitação da quantidade de itens em cada segmento, impedindo que muita coisa fique atrasada ou que novas entregas entrem na pauta antes que o restante seja completado. 

O método de Kanban, criado por David J. Anderson em 2004, é inspirado em uma estratégia bem mais antiga (1940). 

Na indústria da Toyota do Japão, Taiichi Ohno introduziu uma forma de controlar o processo produtivo a partir de cartões, facilitando o estoque de materiais e integrando o almoxarifado e a linha de produção. 

Como aplicar o método Kanban?

É muito simples gerenciar o andamento de uma iniciativa com essa metodologia. Em um mural grande e que esteja ao acesso de todos os membros da equipe, divida três colunas: a fazer, fazendo e feito. 

Em seguida, crie cartões com notas adesivas sobre cada tarefa que precisa ser feita, contendo uma breve descrição do trabalho, o prazo para conclusão e os responsáveis pela atividade. 

Para deixar ainda mais organizado, o ideal é usar uma cor para cada time ou profissional, por exemplo. 

No início do projeto, todos os cartões estão na coluna “a fazer”, mas, conforme a produção vai evoluindo, eles são movidos, até que tudo esteja na coluna “feito”. Porém, as duas primeiras colunas precisam ter um número específico de espaços, evitando acúmulo de tarefas. 

Tudo isso também pode ser feito online, com sistemas ideais para equipes que trabalham de forma remota. 

Veja um exemplo prático de como funciona a Gestão de Projetos na sua empresa.

Conte com a ferramenta certa para uma gestão de projetos eficaz!

A boa gestão de projetos traz segurança, evita falhas, tira as ideias do papel e engaja todos os colaboradores. Ela permite alcançar os objetivos com assertividade, otimizando tudo para gerar bons resultados, economia e produtividade. 

Pensando nisso, as empresas podem optar por melhorar ainda mais esse processo, usando ferramentas adequadas. 

No módulo Gestão de Projetos Ágeis da SENSR.IT, você encontra tudo o que precisa para administrar as suas iniciativas e ter todos esses benefícios, com diversos métodos, incluindo o Kanban. 

Saiba mais no vídeo abaixo: