Gestão de tempo em um momento de objetividade.

Não sei se você já reparou, mas, toda vez que perguntamos para alguém como ele está, a resposta geralmente é: “Estou bem, na correria de sempre, muito trabalho, está uma loucura”, acontece ou não?

Mas de fato, o que é Gerenciamento de Tempo? Uma conclusão da própria Wikipédia:

 “Gerenciamento de tempo é o ato ou processo de planejamento e execução do controle consciente sobre a quantidade de tempo gasta com atividades específicas, especialmente para aumentar a efetividade, eficiência e produtividade. É uma meta-atividade, cujo objetivo é maximizar o benefício geral de um conjunto de outras atividades, dada uma quantidade limitada de tempo.”

Eu quero trazer uma reflexão e, ao mesmo tempo, ir direto ao ponto: Como fica essa gestão? Em um momento em que não temos tempo e qualquer hora passou ser produtiva.

Percebo que existe uma grande confusão entre Home Office e horas produtivas. Entretanto, entendo que o equilíbrio deva permanecer.

Durante anos liderando equipes, percebi o quão importante é inspirar as pessoas a terem equilíbrio na vida, em tudo o que fazem: Família, saúde mental e física, espiritualidade, vida social e trabalho.

Esse desafio é grande, trata-se do holograma de cada indivíduo. Quanto se atinge esse ponto, o equilíbrio, certamente os resultados, em todas as frentes, não só melhoram, mas também, são potencializados.

Por isso é que gosto muito de falar sobre a Tríade do Tempo, do autor Christian Barbosa, onde referenciarei aqui, o que na minha visão é importante.

Para mim, não existe essa questão de “vida pessoal” ou “vida profissional”. Eu acredito na vida, de forma íntegra e autônoma, ou seja, a pessoa tem de ser o que é, em qualquer lugar, sem máscaras.

É sabido que sempre nos depararemos com atividades e situações que podem ser: Importantes, Urgentes e Circunstanciais. O que eu percebo nas conversas com executivos nas empresas que atuou como conselheiro estratégico, é que existe um grande desequilíbrio.

Eu sempre oriento: “Precisamos organizar nosso tempo e nossas agendas, senão, viramos o tempo e agenda dos outros.”

Fica a dica: “Trabalhe com planejamento em tudo.”

Vejam esses 3 pontos:

Importantes: Contém as atividades valiosas, que trazem os resultados mais efetivos, o que é feito HOJE fará a diferença. O importante tem prazo e organização, ou seja, é algo planejado.

Urgentes: Coisas que precisam ser feitas imediatamente, pois não tem prazo, mas tem impacto e precisam ser resolvidas rapidamente.

Circunstanciais: Situações em que você é inserido e que não tem muito o que fazer. Você precisa se envolver e executar. Geralmente, em condições, ambiente e papel de outras pessoas. São coisas que você faz em excesso e não vê resultados frutíferos, gerando insatisfação e desgaste.

Note que, quando deixamos algo importante, para fazer o urgente, nos frustramos, por isso, a maior parte do nosso tempo deve estar em atividades importantes.

O ideal é investir tempo no que te traz realização e felicidade, por isso, analise se o que tem sido urgente poderia ser evitado se tivéssemos tratado anteriormente como algo importante (planejado), ou seja, não vamos procrastinar e deixar as coisas acontecer ao léo. Precisamos nos antecipar, planejar e mitigar.

Em resumo, a recomendação é:

• 70% do meu tempo eu preciso atuar naquilo que é importante (Planejado)
• 20% do meu tempo eu atuo naquilo que é urgente (Precisa ser resolvido com rapidez)
• 10% do meu tempo eu acabo atuando naquilo que é circunstancial (Preciso me envolver)

Reduzindo o que é urgente:

• Por que se tornou urgente?
• Dava para ter sido evitado?
• O que posso fazer para evitar novas urgências?
• Posso contar com a ajuda de alguém?

Gerenciar urgências e lembra da agenda e compromissos mentalmente, gera ansiedade e angústias. Para resolver isso, sugiro que sempre inicie a semana com um planejamento e um TO DO LIST, além de se programar separando tempinho para se reciclar e respirar.

O que você planeja hoje, previne a urgência de amanhã.

Pensando neste cenário, quero compartilhar com vocês uma ferramenta para ajudá-los a se organizarem. Vejam, não é uma receita milagrosa, mas é algo que fará muito sentido.

Recomento a leitura do livro Pipeline de Lideranças.Nele constará as evoluções em cada estágio que atingimos em nossas carreiras, mas isso é assunto para um outro artigo.

Aqui, quero continuar focado na gestão de tempo, pois, precisamos aprender a delegar e nos apropriar de nossas responsabilidades, não procrastinar. 

Há uns anos eu fiz um treinamento chamado LAV-Líder de Alto Valor, ocasião em que tive contato com essa metodologia e trago um resumo do que eu aplico na prática.

Meu grande desafio nos tempos atuais é conseguir organizar minha agenda e focar naquilo que, de fato, vai gerar valor para o negócio.

Minha dica para você é: Priorize o que o negócio precisa, pois, o ágil é o que entrega o que o business precisa para avançar.

A tabela a seguir, é um exemplo de como você pode organizar seu tempo, colocando em listas ou post-its, os itens que correspondem a cada quadrado.

Tabela: Gestão de tempo

O grande ponto é focarmos nossos esforços no que é Vital. Além disso, percebemos que a falta de alinhamento das expectativas entre o líder e o liderado é muito ruim, pois, não existe acompanhamento e, quando chega o final do mês, começam as cobranças e controles que só desmotivam o colaborador e desgastam a relação.

Quando organizamos as atividades, balanceamos nossos afazeres, tornando a vida mais leve e, certamente, atingiremos melhores resultados e seremos mais felizes.

Não importa o tempo que você definiu para algumas atividades, faça sempre o seu melhor, para que este tempo seja produtivo e você possa medir, depois, o resultado. Isso não é controle, mas, resultado de satisfação por algo realizado na sua vida, sempre pensando no holograma: atividades pessoais ou em família, atividades físicas, atividades profissionais etc.

Destaco a seguir, algumas dicas para melhorar sua gestão de tempo e produtividade:

1. Planejar: hábito saudável, previne surpresas.
2. Antecipar:  conte com imprevistos, antecipe tudo o que pode vir a ser um problema.
3. Priorizar: ordene as atividades, quebre-as em pequenas partes e faça as entregas paulatinamente, até se concretizarem em atividades grandes.
4. Equilibrar: fatiar o tempo para aproveitar melhor, não transforme em uma ação mecânica.
5. Organizar: é indispensável para manter a produtividade e leveza.
6. Ter uma agenda e um TO DO LIST, semanalmente.
7. Cumprir prazos e metas para que as atividades não se acumulem, não procrastine.
8. A importância de fazer as listas:
   • O que tenho que deixar de fazer
   • O que tenho que continuar fazendo
   • O que posso delegar para alguém fazer
   • O que preciso me superar

Fábio Varricchio | CEO da SENSR.IT

Mais de 20 anos em Gestão estratégica de TI e Negócios. Especializações internacionais em Governança corporativa pela Babson College e Governança Financeira pela Columbia University nos EUA, MBA Gestão de empresas e negócios e Pós-Graduação em Segurança da Informação. Atuou em grandes empresas, criou negócios rentáveis, Joint Ventures, startups e conduziu área/equipe de: Estratégia, Business, Delivery Service, Governança, Projetos, Segurança da Informação. Atualmente também é mentor empresarial.