Gestão de tempo em um momento de objetividade

Gestão de tempo em um momento de objetividade

Gestão de tempo em um momento de objetividade.

Gestão de tempo em um momento de objetividade
Gestão de tempo em um momento de objetividade

Não sei se você já reparou, mas, toda vez que perguntamos para alguém como ele está, a resposta geralmente é: “Estou bem, na correria de sempre, muito trabalho, está uma loucura”, acontece ou não?

Mas de fato, o que é Gerenciamento de Tempo? Uma conclusão da própria Wikipédia:

 “Gerenciamento de tempo é o ato ou processo de planejamento e execução do controle consciente sobre a quantidade de tempo gasta com atividades específicas, especialmente para aumentar a efetividade, eficiência e produtividade. É uma meta-atividade, cujo objetivo é maximizar o benefício geral de um conjunto de outras atividades, dada uma quantidade limitada de tempo.”

Eu quero trazer uma reflexão e, ao mesmo tempo, ir direto ao ponto: Como fica essa gestão? Em um momento em que não temos tempo e qualquer hora passou ser produtiva.

Percebo que existe uma grande confusão entre Home Office e horas produtivas. Entretanto, entendo que o equilíbrio deva permanecer.

Durante anos liderando equipes, percebi o quão importante é inspirar as pessoas a terem equilíbrio na vida, em tudo o que fazem: Família, saúde mental e física, espiritualidade, vida social e trabalho.

Esse desafio é grande, trata-se do holograma de cada indivíduo. Quanto se atinge esse ponto, o equilíbrio, certamente os resultados, em todas as frentes, não só melhoram, mas também, são potencializados.

Por isso é que gosto muito de falar sobre a Tríade do Tempo, do autor Christian Barbosa, onde referenciarei aqui, o que na minha visão é importante.

Para mim, não existe essa questão de “vida pessoal” ou “vida profissional”. Eu acredito na vida, de forma íntegra e autônoma, ou seja, a pessoa tem de ser o que é, em qualquer lugar, sem máscaras.

É sabido que sempre nos depararemos com atividades e situações que podem ser: Importantes, Urgentes e Circunstanciais. O que eu percebo nas conversas com executivos nas empresas que atuou como conselheiro estratégico, é que existe um grande desequilíbrio.

Eu sempre oriento: “Precisamos organizar nosso tempo e nossas agendas, senão, viramos o tempo e agenda dos outros.”

Fica a dica: “Trabalhe com planejamento em tudo.”

Vejam esses 3 pontos:

Importantes: Contém as atividades valiosas, que trazem os resultados mais efetivos, o que é feito HOJE fará a diferença. O importante tem prazo e organização, ou seja, é algo planejado.

Urgentes: Coisas que precisam ser feitas imediatamente, pois não tem prazo, mas tem impacto e precisam ser resolvidas rapidamente.

Circunstanciais: Situações em que você é inserido e que não tem muito o que fazer. Você precisa se envolver e executar. Geralmente, em condições, ambiente e papel de outras pessoas. São coisas que você faz em excesso e não vê resultados frutíferos, gerando insatisfação e desgaste.

Note que, quando deixamos algo importante, para fazer o urgente, nos frustramos, por isso, a maior parte do nosso tempo deve estar em atividades importantes.

O ideal é investir tempo no que te traz realização e felicidade, por isso, analise se o que tem sido urgente poderia ser evitado se tivéssemos tratado anteriormente como algo importante (planejado), ou seja, não vamos procrastinar e deixar as coisas acontecer ao léo. Precisamos nos antecipar, planejar e mitigar.

Em resumo, a recomendação é:

  • 70% do meu tempo eu preciso atuar naquilo que é importante (Planejado)
  • 20% do meu tempo eu atuo naquilo que é urgente (Precisa ser resolvido com rapidez)
  • 10% do meu tempo eu acabo atuando naquilo que é circunstancial (Preciso me envolver)

Reduzindo o que é urgente:

  • Por que se tornou urgente?
  • Dava para ter sido evitado?
  • O que posso fazer para evitar novas urgências?
  • Posso contar com a ajuda de alguém?

Gerenciar urgências e lembra da agenda e compromissos mentalmente, gera ansiedade e angústias. Para resolver isso, sugiro que sempre inicie a semana com um planejamento e um TO DO LIST, além de se programar separando tempinho para se reciclar e respirar.

O que você planeja hoje, previne a urgência de amanhã.

Pensando neste cenário, quero compartilhar com vocês uma ferramenta para ajudá-los a se organizarem. Vejam, não é uma receita milagrosa, mas é algo que fará muito sentido.

Recomento a leitura do livro Pipeline de Lideranças.Nele constará as evoluções em cada estágio que atingimos em nossas carreiras, mas isso é assunto para um outro artigo.

Aqui, quero continuar focado na gestão de tempo, pois, precisamos aprender a delegar e nos apropriar de nossas responsabilidades, não procrastinar. 

Há uns anos eu fiz um treinamento chamado LAV-Líder de Alto Valor, ocasião em que tive contato com essa metodologia e trago um resumo do que eu aplico na prática.

Meu grande desafio nos tempos atuais é conseguir organizar minha agenda e focar naquilo que, de fato, vai gerar valor para o negócio.

Minha dica para você é: Priorize o que o negócio precisa, pois, o ágil é o que entrega o que o business precisa para avançar.

A tabela a seguir, é um exemplo de como você pode organizar seu tempo, colocando em listas ou post-its, os itens que correspondem a cada quadrado.

Tabela: Gestão de tempo

O grande ponto é focarmos nossos esforços no que é Vital. Além disso, percebemos que a falta de alinhamento das expectativas entre o líder e o liderado é muito ruim, pois, não existe acompanhamento e, quando chega o final do mês, começam as cobranças e controles que só desmotivam o colaborador e desgastam a relação.

Quando organizamos as atividades, balanceamos nossos afazeres, tornando a vida mais leve e, certamente, atingiremos melhores resultados e seremos mais felizes.

Não importa o tempo que você definiu para algumas atividades, faça sempre o seu melhor, para que este tempo seja produtivo e você possa medir, depois, o resultado. Isso não é controle, mas, resultado de satisfação por algo realizado na sua vida, sempre pensando no holograma: atividades pessoais ou em família, atividades físicas, atividades profissionais etc.

Destaco a seguir, algumas dicas para melhorar sua gestão de tempo e produtividade:

  1. Planejar: hábito saudável, previne surpresas.
  2. Antecipar:  conte com imprevistos, antecipe tudo o que pode vir a ser um problema.
  3. Priorizar: ordene as atividades, quebre-as em pequenas partes e faça as entregas paulatinamente, até se concretizarem em atividades grandes.
  4. Equilibrar: fatiar o tempo para aproveitar melhor, não transforme em uma ação mecânica.
  5. Organizar: é indispensável para manter a produtividade e leveza.
  6. Ter uma agenda e um TO DO LIST, semanalmente.
  7. Cumprir prazos e metas para que as atividades não se acumulem, não procrastine.
  8. A importância de fazer as listas:
    • O que tenho que deixar de fazer
    • O que tenho que continuar fazendo
    • O que posso delegar para alguém fazer
    • O que preciso me superar

Fábio Varricchio | CEO da SENSR.IT

Mais de 20 anos em Gestão estratégica de TI e Negócios. Especializações internacionais em Governança corporativa pela Babson College e Governança Financeira pela Columbia University nos EUA, MBA Gestão de empresas e negócios e Pós-Graduação em Segurança da Informação. Atuou em grandes empresas, criou negócios rentáveis, Joint Ventures, startups e conduziu área/equipe de: Estratégia, Business, Delivery Service, Governança, Projetos, Segurança da Informação. Atualmente também é mentor empresarial.

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