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Visibilidade de TI

Qual verdadeiro valor de TI ?

Como ter visibilidade de TI ?

Conversando com alguns executivos no mercado, nota-se uma curiosidade e ansiedade com a evolução tecnologica. Além disto, questionam se possuem as ferramentas adequadas para tomada de decisão da melhor solução.

Será que estamos conseguindo gerar esta tranquilidade e conduzi-los nas melhores escolhas?

Muitas vezes estamos focados para manter a estrutura de TI “no ar”, algo que já é desafiador, porém se atuamos somente desta forma, a tendencia é sermos vistos como custos, concordam? Partindo deste principio, dentro do planejamento do ano, precisamos elencar os projetos que impactarão o negócio, vejam abaixo um exemplo de gráfico para priorização:

Precisamos demonstrar de forma fácil os projetos e resultados e ter visibilidade de TI

Priorização de Projetos.jpg

Com este mapa, podemos evoluir para o plano de ROI, PayBack, clareando a importância e retornos dos projetos para empresa.

Precisamos estabelecer com clareza:

  1. Real beneficios e quais áreas de negócios serão impactadas;
  2. Plano de mudança (RFC – Request for change);
  3. Plano de comunicação (Objetivo, ações, impactos e melhorias), envolvimento dos Key users, clareza das informações (menos tecnico mais Business);
  4. Plano de testes.

Algumas ações que podem contribuir para o aumento de percepção de valor:

  • Gap Analysis – AS e To Be
  • Governança de TI
  • Definir Budget de TI (Capex e Opex)
  • Matriz de priorização
  • Criar comitês de Tecnologia (envolver áreas)
  • Estratégia de serviços e acordo de Atendimento (SLA)
O dia a dia nos consome, mas se não focarmos na evolução tecnologica, seremos consumidos

Precisamos olhar para o que vai gerar maior resultado e visibilidade corporativa, as vezes, fazer menos e de forma planejada, definindo claramente os beneficios, pode ser mais, concordam ?

Caso tenham dúvidas ou dicas, deixem comentários que trocamos experiências.

Obrigado e sucesso a todos : )

Abraços



Autor: Fabio Varricchio, CEO da Sensr.IT e da Gap Solutions

  • Especialização Governança corporativa – Babson | USA
  • Especialização Governança Financeira – Columbia University | USA
  • MBA Gestão de empresas e negócios
  • Pôs graduado em Segurança da Informação

Duas décadas de experiência em estratégia de TI e Gestão de Negócios, atuou em grandes empresas em projetos nacionais e internacionais. Ajuda empresas a alcançarem os melhores objetivos através de TI. É especialista em Planejamento estratégico de TI, Planejamento estratégico Digital, Delivery Services, Governança e segurança da Informação, ERP, Projetos Web, desenvolvimento de negócios, consultoria empresarial.

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Alinhamento estratégico de TI

Siga os passos a seguir e perceba como um bom planejamento pode ser a solução para diversos problemas da TI – Alinhamento estratégico de ti

Você quer entender a importância de um alinhamento estratégico de TI? Se você é gestor de TI e têm dificuldades para alinhar as iniciativas de TI com a estratégia corporativa, certamente pode estar passando por dificuldades para demonstrar o real valor gerado pela área de TI. Fique alerta! Se você não conseguir mudar o quanto antes, o seu emprego pode estar correndo sérios riscos.

Leia este artigo e saiba porque um alinhamento estratégico de TI bem feito pode ser uma das soluções para todo esse problema.

O QUANTO ESSAS DIFICULDADES SÃO COMUNS NO ALINHAMENTO ESTRATÉGICO DE TI

Seja você um diretor, um gerente ou um coordenador, saiba que independente do nível hierárquico, a dificuldade para criar um alinhamento estratégico de TI é comum para grande parte dos profissionais de TI. E isso, ocorre principalmente por dificuldades em demonstrar quando algum resultado gerado pelo negócio foi consequência de uma entrega de TI.

O mercado de TI vem se reinventando em uma velocidade que muitos não estão conseguindo acompanhar. Com a automatização gerada pela computação em nuvem, os técnicos de “CPD” têm perdido cada vez mais a sua relevância, e as novas competências que vem sendo exigidas dos profissionais de TI.

O VALOR GERADO POR TI É O QUE INTERESSA

O suporte e a infraestrutura viraram commodities. Os gestores de TI serão cobrados pelo valor competitivo que geram para o negócio, e não só por suas competências técnicas. E a capacidade de promover um alinhamento estratégico de TI poderá fazer toda a diferença para a sua sobrevivência.

A posição do CIO é uma das mais difíceis entre os outros C x O. Além de o CIO ter que conhecer e saber controlar seu orçamento, contribuir para o aumento das receitas, para a liderança de equipes e para manter a empresa competitiva em relação aos seus concorrentes; ele ainda tem que conhecer profundamente sobre computação em nuvem, segurança da informação e transformação digital.

Acredita-se que nos próximos 3 ou 5 anos, o mercado não dará mais espaço para gerentes de TI que não adquiriram competências estratégicas para alinhar TI ao negócio. Além disso, vale lembrar, porém, que é clara a dificuldade em encontrar um direcionamento objetivo e simples para que o alinhamento estratégico seja feito com facilidade, pois, as estratégias que apoiam esse alinhamento são baseadas em muita teoria e pouca objetividade.

COMO O GERENTE DE TI TRADICIONAL VAI SOBREVIVER NA ERA DA CULTURA AGILE E DEVOPS?

Portanto, é necessário que o profissional aceite correr os riscos de passar pelo aprimoramento necessário, e que proporcione para si o aprendizado e o domínio da execução de um alinhamento bem feito e efetivo, cujo é essencial para o sucesso da gestão, e consequentemente, o sucesso dos projetos.

Então acompanhe esse artigo, e veja aqui todas as informações necessárias para conseguir superar todas essas dificuldades de maneira simples e objetiva, e evolua em sua carreira.

COMO DEFINIR UM ALINHAMENTO ESTRATÉGICO DE TI ADEQUADO

É comum os profissionais de TI terem receios quanto ao alinhamento estratégico, visto que, há pouco material disponível que ensine de forma prática como elaborar um planejamento estratégico, fica a ideia de que se trata de algo complexo. O Cobit 5 aborda alinhamento de TI com o negócio mas ainda de forma genérica e pouco aplicável para empresas menores.

Listamos aqui alguns passos que descrevem bem o quanto um bom alinhamento pode ser elaborado com facilidade e tranquilidade:

Primeiro é preciso listar cada uma das suas ideias de melhoria, pois, muitas vezes a empresa não tem isso explícito, e essa informação precisa ser adquirida através de entrevistas com os gestores responsáveis pelas áreas de negócio, no que diz respeito às quatro principais dimensões que o BSC de TI trata, que são: dimensão financeira, dimensão de mercado, dimensão de processos e dimensão de aprendizado e conhecimento.

Dimensão Financeira:

A dimensão financeira demonstra o que pode ser melhorado na empresa a partir de soluções implementadas pela área de TI, no que diz respeito a questões financeiras. Por exemplo: a empresa quer reduzir em 20% o custo operacional de fabricação. Como fazer? Melhorando ferramentas como ERP para a emissão e detalhamento de relatórios.

Dimensão Mercado

Já a dimensão de mercado mostra como a empresa se projeta no mercado, devido à movimentação do setor de TI. Conseguir novas parcerias, aumentar o marketing share ou entrar em um mercado novo – como a TI de sua empresa pode fazer isso? Investindo em marketing digital, criando novas unidades, adquirindo uma ferramenta de CRM, enfim, estes são alguns objetivos da dimensão de mercado.

Dimensão Processos

Além disso, rever processos para que possam melhorá-los e compartilhar essa análise com a área de negócios, para que juntos possam usufruir de um sistema (ERP/CRM, por exemplo), da melhor forma. Isso refere-se a dimensão de processos.

Dimensão Aprendizado e Crescimento

E por fim, a dimensão de aprendizado e conhecimento refere-se ao entendimento sobre a equipe em si, como o tamanho de equipe, sua capacitação, quais treinamentos são necessários para que a equipe possa alcançar os objetivos citados, enfim, essa dimensão é fundamental para que a empresa entenda o funcionamento do projeto que o gestor quer colocar em prática, através dos métodos resumidos aqui. E isso, não pode ser algo que a empresa não enxergue como parte do seu próprio crescimento e lucratividade.

A área de TI, através deste método bem aplicado, não vai ser mais conhecida como um centro de custo apenas, mas sim como uma área valorizada e que gera valores reais para empresa, sabendo se comunicar de maneira eficaz dentro da mesma. Além disso, a empresa vai enxergar o setor de TI como parte fundamental para o progresso do seu negócio.

DICAS IMPORTANTE PARA APOIAR O SEU ALINHAMENTO ESTRATÉGICO DE TI

É possível seguir alguns passos importantes e até decisivos para garantia de sucesso do seu projeto. Veja algumas dicas relevantes que listamos para apoiar o seu alinhamento estratégico de TI:

1. Garimpe informações sobre os objetivos da empresa: Se a empresa não declara seus objetivos estratégicos de forma explicita, você precisa entrevistar os gerentes, tomadores de decisão na empresa. Um exemplo de como de ser o objetivo da empresa é: aumentar a receita em 20%, ou reduzir o prazo de entrega em 2 dias

2. Crie um alinhamento estratégico de TI utilizando o Balanced Scorecard de TI: Essa ferramenta permite mapear os objetivos estratégicos da empresa, gerando indicadores de desempenho em quatro perspectivas, que são: financeira, processos internos, clientes e aprendizado e crescimento.

Alguns passos importantes para criar o alinhamento com eficácia são:

  • Traduza as estratégias e empresa em iniciativas de TI.
  • Priorize projetos de negócio e não de TI
  • Defina metas financeiras;
  • Promova a capacitação dos colaboradores;
  • Estabeleça o valor da área de TI;
  • Desenvolva a visão e missão da área de TI.
  1. Selecione projetos de TI que tem mais aderência com o objetivo estratégico da empresa: determine quais são os projetos através de um alinhamento geral com todas as pessoas estratégicas envolvidas.
  2. Crie métricas para cada um desses projetos para acompanhar a evolução: acompanhar a evolução é fundamental para idenfiticar desvios em tempo hábil de aplicar ajustes, e também, para possibilitar um monitoramento eficaz.
  3. Comunique o resultado alcançado para o negócio após cumprir cada meta do seu projeto de TI: Esse passo é fundamental para demontrar, de fato, a eficiência do seu alinhamento.

O alinhamento estratégico é essencial para garantir a qualidade, a produtividade, a flexibilidade e toda a inovação necessária para apoiar o sucesso do profissional de TI. Por isso, fique atento quanto ao que precisa ser feito para alcançar essa competência.

Entendendo a importância de efetuar um bom alinhamento estratégico, fica claro perceber o quanto manter essa estratégia pode ser decisivo para o seu sucesso como profissional. Portanto, esteja ciente quanto a necessidade de buscar essa competência.



Autor: Fabio Varricchio, CEO da Sensr.IT e da Gap Solutions

  • Especialização Governança corporativa – Babson | USA
  • Especialização Governança Financeira – Columbia University | USA
  • MBA Gestão de empresas e negócios
  • Pôs graduado em Segurança da Informação

Duas décadas de experiência em estratégia de TI e Gestão de Negócios, atuou em grandes empresas em projetos nacionais e internacionais. Ajuda empresas a alcançarem os melhores objetivos através de TI. É especialista em Planejamento estratégico de TI, Planejamento estratégico Digital, Delivery Services, Governança e segurança da Informação, ERP, Projetos Web, desenvolvimento de negócios, consultoria empresarial.

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Como ter mais eficiência em TI

Hoje, a Tecnologia da Informação (TI) faz parte da rotina das empresas. A elas, dá suporte à gestão estratégica da informação, atuando no planejamento, controle e direção. Graças a esse conjunto de soluções, as organizações conseguem automatizar atividades rotineiras e ter controle interno de operações.

Uma gestão de TI eficiente traz consequências positivas para as organizações. A principal delas é a redução de custos e maior agilidade na tomada de decisão, deixando a empresa alinhada com seus objetivos. Isso ocorre porque os processos fluem com mais rapidez, o que eleva significativamente a produtividade e diminui as falhas. No entanto, tais resultados só podem ser atingidos se o profissional de TI escolher corretamente as soluções a serem implantadas na empresa e estas devem estar alinhadas com os objetivos estratégicos das empresas.

Como ter mais eficiência em TI?

Não é à toa que os profissionais de TI precisam, constantemente, aperfeiçoar suas habilidades, a fim de obter sucesso em seus empreendimentos. Se cada projeto for executado corretamente no menor tempo possível, ou seja, se houver a escolha e uma gestão eficiente, o profissional garante não apenas a satisfação dos clientes, mas disponibiliza de mais tempo para dar atenção a novos trabalhos. E quanto maior a demanda, maiores são os lucros. Além disso, melhores resultados certamente virão de profissionais mais maduros na área.

Ainda que o profissional saiba gerenciar projetos com eficiência, é necessário ter atenção detalhada para evitar que qualquer esforço seja desperdiçado. Pensando nisso, Fabio Varricchio, CEO da GAP Solutions, preparou 5 dicas para a obtenção de mais eficiência em TI, sendo estes uma base para novas ideias. Veja:

1 – Crie um alinhamento estratégico

Ouça o que a empresa tem como objetivo de negócio e identifique dentro da estrutura de TI o que pode ser feito para apoiá-la. Além disso, confira se a estrutura atual da empresa está pronta para receber essa estratégia de crescimento.

É importante ter um mapeamento dos seus processos e saber como sua estrutura está desenhada para suportar o negócio. Quais são suas metas e objetivos de TI para ajudar o negócio? O Balanced Score Card e Canvas, adaptados a TI, podem te ajudar.

2 – Mapeamento de riscos

Faça uma matriz de riscos, com tendências e impactos. Analise os ativos estratégicos de negócio e se eles estão vulneráveis ou não. Demonstre as reais necessidades através de gráficos e torne-as compreensíveis através de números. Estude quais investimentos são necessários para amenizar os riscos e calcule o custo médio em caso de não resolução.

3 – Backlog de projetos

Crie um mapa gerencial com os projetos estratégicos da empresa separando os itens corretivos, evolutivos e inovadores. É importante demonstrar o valor que pode ser gerado para as áreas de negócio, além de sempre estancar o sangramento antes das inovações.

4 – Capacity Plan

Tenha uma gestão ativa e proativa do ambiente tecnológico. É muito importante a gestão em tempo real, mas não esqueça de gerar indicadores de tendências, a fim de evitar surpresas. Mantenha a empresa informada sobre necessidades futuras de upgrade ou downgrade. A área de tecnologia precisa acompanhar o budget e ajudar nas projeções.

5 – Gestão demandas e indicadores

Tenha uma gestão efetiva das demandas. Identifique a reincidência de problemas e analise a causa. Gere indicadores gerenciais que sirvam como base para a tomada de decisão, por exemplo: qual é a área mais demandante? Quais necessidades foram identificadas? Quais os problemas mais recorrentes? Entre outros.

Com estas dicas, você já sabe como ter mais eficiência em ti. Como está o seu nível de produtividade? Que estratégias você usa para potencializar os resultados? Compartilhe suas ideias, dê sua opinião. Se tiver dúvidas, escreva nos comentários para eu tentar ajudar.



Autor: Fabio Varricchio, CEO da Sensr.IT e da Gap Solutions

  • Especialização Governança corporativa – Babson | USA
  • Especialização Governança Financeira – Columbia University | USA
  • MBA Gestão de empresas e negócios
  • Pos graduado em Segurança da Informação

Duas décadas de experiência em estratégia de TI e Gestão de Negócios, atuou em grandes empresas em projetos nacionais e internacionais. Ajuda empresas a alcançarem os melhores objetivos através de TI. É especialista em Planejamento estratégico de TI, Planejamento estratégico Digital, Delivery Services, Governança e segurança da Informação, ERP, Projetos Web, desenvolvimento de negócios, consultoria empresarial.

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Como me tornar um gerente de TI melhor

Como me tornar um gerente de TI melhor

Neste artigo você vai entender os fundamentos de liderança para se tornar um gerente de TI melhor.

Construir uma equipe de TI de alto desempenho para realizar entregas que geram valor estratégico, é de longe, a tarefa mais difícil para um gerente de TI.

Tentei sintetizar as melhores práticas neste capítulo para que você tenha um resultado inicial.

O primeiro passo é, como líder, você definir um caminho para sua equipe de TI. Mas como definir um caminho se você ainda nem sabe o destino? Esse é o dilema de grande parte dos gestores de TI. As empresas investem muito na formação de lideranças em outros departamentos, mas o departamento de tecnologia parece seguir outro curso, os assuntos sempre orbitam nas questões técnicas e muito pouco no desenvolvimento humano e desenvolvimento de lideranças. Mas vou te mostrar o que eu fiz para driblar essa dificuldade:

1 – Defina uma visão para TI:

Com base no alinhamento estratégico, defina como você quer que o seu departamento seja visto pelas demais áreas na empresa. Que valor ele vai gerar na transformação da empresa.

2 – Mapeie suas competências:

Defina quais competências técnicas e comportamentais você precisa desenvolver para poder entregar. O BSC será o seu ponto de partida para definir isso. Entendendo quais projetos estratégicos você precisa entregar você deve olhar para a sua equipe e encontrar nela as competências necessárias para fazer acontecer.

Se essas competências não existirem você tem duas decisões: ou você investe no desenvolvimento dessas competências se a empresa tiver tempo para isso. Ou você terá que buscar esta competência através de realocações ou terceirizações.

3 – Tenha coragem:

Você precisa tomar decisões com agilidade. O tempo não espera. Não tenha medo de tomar decisões difíceis. Não procrastine. Pense nas pessoas e pense nos objetivos estratégicos. Este é um dos principais fundamentos de liderança para gerentes de TI.

4 – Outro fundamentos de liderança para gerentes de TI é: Tenha clareza:

Tenha clareza sobre as estratégias que definir para o seu departamento. Elas devem ser simples e de fácil entendimento para toda equipe. A clareza gera mais produtividade e influência na equipe. Aprimore a sua comunicação.

Delegue com o máximo de clareza e simplicidade.

5 – Deixe a equipe definir suas metas:

Não sou especialista em comportamento humano, mas aprendi de forma empírica (depois de muito sofrimento) que não adianta criar metas para as pessoas. As pessoas criam um engajamento muito maior quando elas têm conhecimento do objetivo principal e conseguem definir para si mesmas as metas para contribuir e influenciar no resultado. Então realize uma reunião com o time e explique a visão estratégica do departamento de TI, e deixe a equipe definir suas próprias metas. Depois das metas definidas para equipe, deixe cada indivíduo definir a sua meta individual.

6 – Acompanhe os resultados:

Realize comitês semanais para acompanhar o seu time. É muito mais fácil corrigir o caminho quando se sabe rápido onde você está.

Utilize as metas que a equipe definiu para ela própria como uma forma de acompanhamento e feedback. Comemore os pequenos resultados e tome decisões rápidas se algo não estiver acontecendo.

7 – Defina com a equipe as regras de ouro:

Alinhe com a equipe quais são os valores e crenças do seu departamento de TI. É muito importante que o seu time saiba quais bases comportamentais e valores vão direcionar o relacionamento saudável entre os membros da equipe.

8 – Envolva a equipe nas decisões:

Deixe-a fazer parte do todo. Quando as pessoas descobrem a sua relevância no resultado geral, o nível de comprometimento, engajamento e atitude vai aumentar naturalmente. A fidelidade e reconhecimento da equipe em relação a sua liderança também serão beneficiados.

Tudo o que as pessoas precisam é de sentido e identificação com uma causa. Ajude o seu time a identificar seu sentido e identificação na sua empresa e terá uma equipe muito mais madura e eficiente. Agora você já sabe como se tornar um gerente de ti melhor.



Autor: Fabio Varricchio, CEO da Sensr.IT e da Gap Solutions

  • Especialização Governança corporativa – Babson | USA
  • Especialização Governança Financeira – Columbia University | USA
  • MBA Gestão de empresas e negócios
  • Pôs graduado em Segurança da Informação

Duas décadas de experiência em estratégia de TI e Gestão de Negócios, atuou em grandes empresas em projetos nacionais e internacionais. Ajuda empresas a alcançarem os melhores objetivos através de TI. É especialista em Planejamento estratégico de TI, Planejamento estratégico Digital, Delivery Services, Governança e segurança da Informação, ERP, Projetos Web, desenvolvimento de negócios, consultoria empresarial.

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Projeto estratégico de TI

SIGA ESSES PASSOS PARA MONTAR UM PROJETO ESTRATÉGICO DE TI

Priorizar de forma estratégica todas as iniciativas que dependem de TI é vital para entrega de resultado consistente com recursos cada vez mais limitados, principalmente um projeto estratégico de TI.

Isso vai te ajudar a resolver uma série de problemas. Este é o momento de separar os projetos do tipo “joio e trigo” e focar no que realmente é importante para atingir os objetivos de negócio.

Este método utiliza modelos de classificação, mas o grande segredo está nos critérios de cada priorização. Eles devem ser de fácil entendimento para as outras áreas e de rápida associação ao planejamento estratégico.

Criamos dois grupos, onde um representa os Benefícios dos Projetos e o outro a Complexidade e Custos.

Dentro de cada um dos dois, temos perguntas que podem ser respondidas utilizando uma escala que vai entre muito baixo (1), baixo (2), médio (3), alto (4) até o muito alto (5). Se você utilizar uma planilha em Excel, você poderá criar cálculos e até acrescentar um percentual de peso para uma questão que você julgar mais relevante. No meu caso, eu gosto de aumentar um peso de 15% na resposta Desejo da Diretoria sobre as outras questões. Vai do seu critério ou realidade da sua empresa.

Vamos usar o um check list para este mapeamento:

Benefícios:

  • É um desejo da Diretoria?
  • Existe alinhamento estratégico?
  • Qual o valor de benefício?
  • Gera alguma melhoria de processo?
  • Qual o nível de retorno financeiro?

Complexidade e custo:

  • Gera algum custo para empresa?
  • Qual é o risco se não for feito?
  • Qual é o nível de urgência?
  • Qual é o nível de complexidade?
  • Qual é o nível de áreas de negócio envolvidas no projeto?

Como cada classificação representa um valor que pode ser calculado, o resultado será o peso de cada classificação, nós teremos ação média para cada categoria.

Uma dica importante: antes de apresentar o resultado dessa classificação para toda empresa, busque a aprovação de cada área responsável pelo projeto e formalize o resultado final. Isso vai te ajudar a se resguardar no momento do comitê de priorização de projetos com toda a empresa.

Repare que criei outros dois projetos como contraponto para reforçar o nosso exemplo. Esses projetos podem representar projetos que vem de outras áreas ou até mesmo projeto de TI que tem baixo alinhamento com o negócio.

O gráfico abaixo foi utilizado com modelo de quadrante mágico onde teremos dois eixos representados por cada uma das categorias que posiciona cada projeto em um quadrante específico, facilitando a interpretação da classificação e cada um. Este modelo de relatório é uma poderosa ferramenta para utilizar em reuniões de comitê estratégico com a alta direção:

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Com esta classificação fica muito mais fácil para o departamento de TI conseguir justificar o cancelamento de demandas que têm pouco alinhamento estratégico sem se indispor com as áreas de negócio.

Quais são os benefícios de se usar essa classificação estratégica de projetos? As áreas de negócios vão dar uma maior valorização para o departamento de TI sabendo que ele está trabalhando focado nos objetivos da empresa e não pode ser interrompido. E ao mesmo tempo vai poder desafogar aqueles projetos que não fazem sentido nenhum com os objetivos estratégicos da empresa.

Organize os projetos estratégicos e as demandas que estão sendo atendidas atualmente pela equipe de TI. Você vai perceber que está fazendo coisa que não deveria estar fazendo.

Aproveite para revisar as demandas e o catálogo de serviços do seu Service Desk.

É hora de enxugar as demandas que não trazem qualquer valor para área de TI.

Agora você já sabe criar um projeto estratégico de ti.



Autor: Fabio Varricchio, CEO da Sensr.IT e da Gap Solutions

  • Especialização Governança corporativa – Babson | USA
  • Especialização Governança Financeira – Columbia University | USA
  • MBA Gestão de empresas e negócios
  • Pos graduado em Segurança da Informação

Duas décadas de experiência em estratégia de TI e Gestão de Negócios, atuou em grandes empresas em projetos nacionais e internacionais. Ajuda empresas a alcançarem os melhores objetivos através de TI. É especialista em Planejamento estratégico de TI, Planejamento estratégico Digital, Delivery Services, Governança e segurança da Informação, ERP, Projetos Web, desenvolvimento de negócios, consultoria empresarial.

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Orçamento de TI

Orçamento de TI

Você, que exerce cargo de liderança na área de TI, sabe que a idealização de um eficiente budget (Orçamento de TI) te auxilia a evidenciar como as ações estão sendo transformadas em soluções para o seu negócio. Sabe, também, que o Planejamento Orçamentário nada mais é do que o Planejamento Estratégico da empresa traduzido em números.

Um planejamento do orçamento de TI proporciona integração com outras áreas, gera apoio e entendimento e faz com que todos enxerguem os resultados, ponto fundamental para os gestores da empresa, afinal é para eles que você deve justificar orçamento e, principalmente, mostrar como o investimento está sendo aplicado. O Orçamento Base Zero (OBZ) em TI, nesse sentido, permite a elaboração do Planejamento Orçamentário de um determinado período a partir de uma base zerada, sem levar em consideração as receitas, custos, despesas e investimentos anteriores (chamada de base histórica ou exercícios anteriores).

Vantagens da Orçamento de TI.

Uma das maiores vantagens (e que assombram os responsáveis pelo Planejamento Orçamentário da empresa) é, sem dúvidas, a identificação dos custos e despesas considerados supérfluos, desnecessários, mas que a empresa ainda dispõe deles por conta da base histórica, dos exercícios anteriores. Por meio do Orçamento Base Zero (OBZ) em TI, o gerente de TI terá que lidar com o orçamento zero, ou seja, o mesmo será obrigado a analisar cada despesa e custo de forma minuciosa, eliminando o que é desnecessário, possibilitando investimento para outros pontos que ainda serão percebidos.

A metodologia pode proporcionar três principais benefícios para sua empresa:

  • Alocação eficiente dos recursos;
  • Detecção de budgets inflados;
  • Eliminação de processos desnecessários.

Desvantagens do Orçamento de TI.

Sendo uma ferramenta estratégica, a desvantagem desta metodologia seria o tempo gasto para sua utilização, afinal provavelmente será um processo novo em sua empresa, demandando um maior envolvimento das áreas da empresa, o que, de fato, também não é algo tão ruim, pois obrigará os mesmos a saírem da zona de conforto, analisarem imperfeições, trazer soluções. Desta forma, a metodologia pode proporcionar três principais desafios, sendo:

Maior tempo com a criação do Budget, em relação ao modelo tradicional;

Os gestores devem pensar e justificar sobre cada item do orçamento (o que não é totalmente ruim, dependendo da holística);

O processo será desafiador caso os departamentos e seus responsáveis não estejam “preparados” (tecnicamente) e dispostos (fisicamente) para levar a metodologia adiante.

Diferença do Orçamento Base Zero (OBZ) para outros orçamentos.

OBZ:

  • Incentiva revisão dos processos
  • Prioriza alocação correta dos recursos
  • Envolve todos os níveis da organização

Outros orçamentos:

  • Baseiam-se no orçamento anterior;
  • Tratam todos os custos igualmente;
  • A alta gestão tem menor participação.

Planejamento Orçamentário e aplicação do Orçamento de TI.

No comércio, a OBZ pode ser aplicado na projeção de vendas ou deduções de vendas. Já nos serviços, tendo como foco a área da TI, o OBZ pode inferir:

Nas Despesas com Pessoal: nas empresas de TI, o gasto com o pessoal costuma ser o de maior representatividade. Nestas horas, a utilização do OBZ é imprescindível para localizar brechas em departamentos que necessitam de pessoas, identificando, também, qual pessoal está sendo “subutilizado”. É importante que você entenda que melhorar a eficiência de gasto com pessoal não constitui exclusivamente em encurtar o quadro de funcionários, e sim alocar os recursos humanos de maneira mais eficaz, direcionando o pessoal para as funções e tarefas que produzam maior lucro para a empresa. Confira outras dicas sobre gestão de equipe

Nas Despesas Operacionais: você já deve ter percebido que muitos boletos são pagos todos os meses e, muitas vezes, ninguém sabe sobre o que é, ou o porque daquilo estar ainda sendo pago. Tudo isso é decorrência da base histórica, que tem como característica reincidir nas despesas desnecessárias, ano a ano, insistindo no erro do – desculpem o clichê – “time que está ganhando não se mexe”. Mexe-se sim, e dá para torná-lo melhor. O OBZ propõe solução para esses cortes, e se determinada despesa for realmente indispensável, aparecerá alguma pessoa para reclamá-la, correto?!

Nos Investimentos Operacionais: ou seja, na aquisição do hardware, software, utensílios, entre outros. Essas aquisições precisam ter uma finalidade específica, que é, geralmente, a de dar base à operação para o desenvolvimento da organização. Aqui, o Orçamento Base Zero (OBZ) em TI se encarrega de alinhar o planejamento do orçamento junto ao planejamento estratégico determinado pelo gestor, definindo quais os recursos que devem ser utilizados para que determinada meta seja alcançada.

Porque, definitivamente, devo utilizar o Orçamento Base Zero (OBZ) na minha empresa?

Por que irá localizar o excesso de peso, no qual os responsáveis deverão fazer cortes importantes. Entenda que o Orçamento Base Zero (OBZ) em TI é uma mala de viagem, no qual se você irá para um local mais quente não necessitará levar cachecol ou luvas. Entenda que, muitas organizações transportam custos e despesas em sua “mala” desnecessariamente.

Por que dá trabalho, mas vale a pena. O Orçamento Base Zero (OBZ) em TI é uma metodologia simples em sua teoria, mas que na prática se torna complexa, pois tudo terá de ter uma justificativa, um porque. Nenhum item ou processo deverá passar despercebido – por menor que ele seja, ele gera tempo e valor investido. Definir se um determinado item ou processo é realmente importante pode parecer uma tarefa simples, mas carecerá de uma análise profunda sobre a necessidade do mesmo.

Por que decisões carecem de fundamentação. Todo o processo lógico da organização deve ser respeitado, mas também questionado. Até mesmo as tarefas que soam como essenciais para o negócio podem ser, outrora, ponderadas como supérfluas em uma nova holística estratégica. Repare que, há poucas décadas atrás, organizações se orgulhavam de possuírem sedes ou diversas instalações. Hoje em dia, empresas “virtuais” conseguem oferecer uma ampla gama de serviços em um ambiente micro e lucrarem tanto quanto essas instalações anteriormente citadas. O desafio aqui é cultivar o indicador de qualidade, buscando tornar enxuto os gastos e maximizar os lucros.

Por que delega Responsabilidade nos cortes. A proposta do Orçamento Base Zero (OBZ) em TI é transferir poderes para que os responsáveis pela elaboração do orçamento se sintam no direito e no dever de realizar cortes importantes na empresa. Mais importante do que lucrar é inviabilizar prejuízos.

Por fim, o Orçamento Base Zero é uma importante metodologia que ajuda solucionar o paradoxo mais conhecido na área de TI: Reduzir custos e, ao mesmo tempo, melhorar a eficiência. Os investimentos merecem um pouco mais de cuidado: são itens que precisam de justificativa em cada processo para que haja o retorno esperado. O Orçamento Base Zero (OBZ) em TI é apenas uma das várias metodologias que auxiliam no Planejamento Orçamentário de uma empresa. Definir uma metodologia adequada é ponto chave para obter sucesso e alinhar o planejamento orçamentário com os objetivos da gestão estratégica da empresa.


Autor: Fabio Varricchio, CEO da Sensr.IT e da Gap Solutions

  • Especialização Governança corporativa – Babson | USA
  • Especialização Governança Financeira – Columbia University | USA
  • MBA Gestão de empresas e negócios
  • Pos graduado em Segurança da Informação

Duas décadas de experiência em estratégia de TI e Gestão de Negócios, atuou em grandes empresas em projetos nacionais e internacionais. Ajuda empresas a alcançarem os melhores objetivos através de TI. É especialista em Planejamento estratégico de TI, Planejamento estratégico Digital, Delivery Services, Governança e segurança da Informação, ERP, Projetos Web, desenvolvimento de negócios, consultoria empresarial.